Charte des Examens à Euromed Université

La présente charte a pour objet de fixer et de déterminer les règles d’organisation et de déroulement des examens et concours au sein de l’Université

1/ Session d’examen

Les aptitudes et l'acquisition des connaissances et des compétences sont appréciées par un contrôle continu et par un examen terminal.

Le contrôle continu comporte au maximum deux sessions d’évaluation des connaissances.

Le calendrier universitaire et les calendriers d’examens sont communiqués par une mise en ligne sur le site de l’université et/ou par voie d’affichage dans les locaux de l’établissement.

La convocation aux examens s’effectue par le biais de la communication des calendriers fixant la date, le lieu et l’heure de chaque épreuve. La liste des étudiants convoqués doit être conforme à la liste des étudiants à jour de leurs frais d’inscription administrative validée par le service de la comptabilité.

2/ Les sujets d’examens

L’enseignant responsable de la discipline est aussi responsable pédagogique du sujet de l’épreuve qui doit être obligatoirement en lien avec les enseignements dispensés au cours du semestre et approprié à la durée de l’épreuve.

En outre, l’enseignant doit veiller à ce que le sujet reste confidentiel jusqu’à remise au service de reprographie, responsable de la duplication en nombre suffisant de sujets. L’enseignant est aussi responsable de l’administration de l’épreuve aux jours, heures et lieux prévus.

Le sujet d’examen peut recouvrir plusieurs mentions dont :

- Les documents autorisés,

- Le matériel autorisé,

- La durée de l’épreuve,

- L’intitulé lisible de l’épreuve,

- La notation,

- Le coefficient accordé à l’épreuve,

- Le diplôme préparé.

A défaut de précisions sur le sujet, aucun matériel et aucun document ne seront autorisés en dehors de ceux servant à écrire.

En cas d’absence de l’enseignant responsable le jour de l’épreuve, celui-ci devra veiller à désigner un enseignant susceptible de pouvoir fournir toutes les explications et clarifications jugées nécessaires suite à la distribution du sujet. Dans ce cas l’administration de l’Université se charge de la distribution de l’épreuve.

3/Organisation matérielle

a/ Matériel autorisé

Les étudiants ne peuvent composer que sur le matériel d’examen mis à leur disposition par l’université, c’est à dire sur les supports que les surveillants leur distribueront avant le début de l’épreuve. Aucun autre support que celui mis à disposition ne pourrait être utilisé sauf cas particulier d’étudiant en situation de handicap.

Chaque épreuve prévoit dans les instructions jointes au sujet distribué, les documents et matériels autorisés et les non autorisés. En l’absence de mention de consigne ou si un document n’est pas mentionné, aucun document n’est alors autorisé.

            b/ Organisation des évaluations intermédiaires

Chaque responsable d’enseignement doit prévoir dans son emploi du temps une ou deux sessions de deux heures (02 H) chacune au cours de laquelle il consacrera une heure à l’administration de l’épreuve et la seconde heure à la correction de l’épreuve avec les étudiants. Cette session sera comptabilisée et payée comme deux heures normales de cours

4/L’anonymat des copies

Les copies des évaluations et de l’examen terminal devront être rendues anonymes par le service de la scolarité et des examens avant remises aux enseignants pour correction.

5/Le déroulement des examens

a/ La surveillance des examens

La surveillance du déroulement des examens est placée sous la responsabilité de l’enseignant et de l’administration de l’Université. En cas d’absence, il est remplacé par un enseignant désigné par lui qui assurera alors les fonctions de Responsable de salle.

Le responsable de salle aura à sa disposition la liste des étudiants inscrits à l’examen. Pour veiller au bon déroulement de l’épreuve et respecter les horaires de celle-ci, il devra être présent à l’entrée de la salle au moins 30 minutes avant le début de l’épreuve.

Les surveillants devront :

- vérifier l’identité des étudiants à l’appui d’une pièce d’identité ou de leur carte étudiant

- faire émarger chaque étudiant

- impérativement être informés des aménagements d’examens dont bénéficient certains étudiants en situation de handicap.

- placer les étudiants de façon à éviter toute fraude possible

- rappeler avant le début de l’épreuve les consignes d’examens et les risques encourus en cas de fraude

- veiller au bon déroulement de l’examen

- recueillir les copies d’examen et en contrôler le bon nombre

Les documents non autorisés (non autorisés dans la consigne de l’épreuve qui est rappelée par le surveillant) et les effets personnels seront déposés dans une zone dédiée à cet effet pour le bon déroulement de l’épreuve.

L’usage des téléphones portables et autres moyens de communications sont interdits durant l’épreuve. Ces derniers doivent être positionnés avec les affaires personnelles, éteints et déposés dans la zone dédiée.

b/ L’accès aux salles d’examens

L’accès de la salle est formellement interdit à l’étudiant qui se présente après l’ouverture et la distribution des sujets.

Le début de l’épreuve peut être retardé par le responsable de salle lorsqu’un évènement imprévisible peut entraîner un retard massif des étudiants tels que la grève des transports.

c/ La sortie de la salle d’examen

Une fois que les sujets des épreuves sont distribués, les étudiants seront autorisés à quitter définitivement la salle d’examen après qu’ils aient émargé la feuille de présence.

En outre, les étudiants qui souhaitent quitter provisoirement la salle n’y sont autorisés qu’un par un et accompagné d’un surveillant.

d/ L’établissement du procès-verbal d’examen

A l’issue de l’examen, l’enseignant responsable ou les surveillants doivent :

- remplir le procès-verbal d’examen sur lequel figurent le lieu de l’épreuve, son intitulé et sa durée ainsi que le nombre d’étudiants présents et absents, le nombre de copies remises et les observations ou incidents constatés pendant l’examen

- remettre au Service de la Scolarité et des examens, le procès-verbal renseigné comme prévu ci-dessus, la liste d’émargement et les copies d’examen.

e/ Correction des copies et délibérations

 Le Service de la Scolarité et des examens veillera à :

• Détacher des copies, les zones réservées à l’identification des étudiants et mettre un numéro d’anonymat sur chacune d’elle.
• Remettre les copies anonymes aux enseignants autorisés à corriger en mentionnant sur l’enveloppe la date prévue pour la délibération.
• Collecter les copies corrigées à temps
• Elaborer un procès-verbal provisoire comportant la liste anonyme des étudiants (sans noms mais avec les numéros d’anonymat)
• Convoquer les membres du jury pour la délibération
• Assurer le secrétariat au moment de la délibération et répondre à toutes les questions de conformité des notes entre le PV et les relevés de notes fournis par les enseignants après correction.
• Lever l’anonymat à la fin de la délibération.

• Dresser le procès-verbal définitif comportant la liste nominative des étudiants, leurs numéros d’anonymat, les notes obtenues, les crédits capitalisés, les UE non validés et le résultat final.
• Faire signer le PV par tous les membres du Jury après toutes les vérifications d’usage.
• Communiquer les résultats aux étudiants par voie d’affichage d’un exemplaire signé du PV.
• Archiver les autres exemplaires signés des PV pour prévenir toute contestation ultérieure.

Le jury est composé de l’ensemble des enseignants ayant participé aux enseignements   du semestre ou leurs représentants. Il est présidé par l’enseignant le plus ancien dans le grade le plus élevé.

Toutefois, le Doyen ou le Coordonnateur de filière peuvent participer aux délibérations de tous les jurys et en assurer la présidence.

Le jury délibère souverainement à partir de l'ensemble des résultats obtenus par les candidats.

Le jury peut accorder des points de repêchage après discussion et décision collégiale, affirmant ainsi  sa compétence collégiale. Le président du jury ne peut à lui seul modifier ou prendre une décision.

Le procès-verbal de délibération est élaboré sous la responsabilité du président du jury, signé par lui et contresigné par tous les autres membres du jury

6/ Contentieux des résultats

Toute contestation relative aux examens doit être présentée au Service de la scolarité qui la soumet à l’attention du Doyen de l’Université.

Les étudiants ont droit, sur leur demande et dans un délai raisonnable (72 heures au maximum après la proclamation des résultats), à la communication de leurs copies, qui doivent être conservées pendant une durée d’un an après la notification des résultats, et à un entretien avec l’enseignant responsable. L’administration doit prendre toutes les dispositions utiles pour faciliter l’accès de l’étudiant à sa copie et à une rencontre individuelle avec l’enseignant responsable.

Si l’enseignant responsable est amené à devoir apporter des corrections à la note initiale, il devra en informer le Service de la Scolarité et des Examens et le Président du Jury. 

Le Président du Jury devra convoquer dans les mêmes conditions, le jury pour une nouvelle délibération sur les corrections apportées. L’enseignant responsable devra apporter à cette délibération, tous les justificatifs du changement de note.

Après validation des changements, tous les membres du jury devront signer le nouveau PV en autant d’exemplaires que de besoin. Ce nouveau PV sera alors communiqué aux étudiants par voie d’affichage et archivé par le Service de la Scolarité et des Examens avec l’ancien PV.

La copie recorrigée sera archivée pendant au moins un an avec le PV justifiant la correction de note.

7/ Conduite à tenir en cas de fraude

En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude, le surveillant responsable de la salle devra :

• Prendre toutes mesures nécessaires pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à l’examen

• Saisir le ou (les) document(s) ou matériel(s) permettant d’établir ultérieurement la réalité des faits

• Dresser un procès-verbal (rapport précis et détaillé) contresigné par les surveillants et par le ou les auteur(s) de la fraude. En cas de refus de contresigner, mention en est faite sur le procès-verbal ; il convient de porter sur ce document une formule telle que « malgré ma

demande, l’étudiant s’est refusé à signer le procès-verbal de fraude/tentative de fraude », contresignée par le surveillant responsable de la salle d’examen.

• Porter la fraude à la connaissance du Président du jury et du responsable de l’enseignement qui pourra demander au Président de l’Université la saisine de la section disciplinaire compétente à l’égard de l’étudiant.

La copie ou le document produit par le (ou les candidats) suspecté de fraude est traitée comme celle des autres candidats par le jury d’examen.

Le jury délibère sur ses résultats dans les mêmes conditions que pour tout autre candidat.

Toutefois, aucune attestation de réussite ni de relevé de notes ne peut lui être délivré avant que la section disciplinaire compétente à l’égard des étudiants ait définitivement statué.

                                                                                                                                                                                                                          Le Recteur

                                                                                                                                                                                                                   Pr. Meïssa TOURE